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- Administração de Empresas -
Julho / 2004

2ª quinzena - Sistema de gestão - Controle de estoques
1ª quinzena - Sistema de gestão - Liquidez

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As Grandes Dificuldades das Micro, Pequenas e Médias Empresas
Sistema de Gestão - Controle de estoques

            Dando continuidade a abordagem de tópicos de Gestão Administrativa iniciada na 2º quinzena de junho exporemos algumas formas e técnicas para o Controle de Estoques.

            Caso o leitor necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site www.papelvirtual.com.br – Gênero: Administração. 

2. CONTROLE DE ESTOQUES

            Estoque de uma empresa é todo bem físico produzido ou em fase de produção e os bens necessários para a produção, direta ou indiretamente, que são armazenados por um determinado espaço de tempo.

            Essa conceituação de estoque abrange a matéria-prima, componentes, acessórios, peças e outros itens comprados de terceiros e de fabricação própria, os estoques de produtos acabados, os produtos em elaboração, além do armazenamento de materiais auxiliares.

            A importância do controle dos estoques não é importante apenas para as empresas industriais, e sim para todo e qualquer tipo de empresa.

            O estoque significa “dinheiro”. Deve ser racionalmente dimensionado. Não deve ser muito grande e nem tampouco muito maior do que é necessário, para que a empresa não fique demasiadamente estocada, comprometendo suas necessidades de financiamento de giro.

            Também não pode ser muito pequeno de maneira que não supra adequadamente as necessidades de matéria-prima e material da empresa, podendo inclusive prejudicar a cadeia produtiva de determinado produto e/ou serviço.

            O descontrole dos estoques afeta as empresas, seu desempenho operacional e, conseqüentemente, o seu resultado. Geralmente observa-se a incidência deste problema de descontrole em empresas aonde pessoas independentes assumem a função de compras e não uma relação próxima com outros setores, principalmente os de produção, financeiro e de vendas.

            O não controle de estoques ocasiona dentre outros problemas: reflexo na cadeia produtiva, aumento de custos, aumento de despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução da lucratividade.

            Itens, peças, materiais e acessórios que possuem um giro menor, representam um custo maior, diretamente proporcional pelo seu valor de aquisição e indiretamente pelo tempo em que permanecerão estocadas na empresa.

            Normalmente o descompasso ocorre quando a empresa tem picos de vendas, ocasionados por demanda extraordinária do mercado, por sazonalidades inerentes a determinadas atividades e produtos e por negócios eventuais.

            Uma empresa excessivamente estocada compromete seus recursos de giro obrigando-a recorrer a empréstimos de terceiros (bancos, financeiras e outras fontes) para manter o nível de atividade. Por outro lado, uma empresa que não possui estoques para seu ciclo produtivo ou atendimento da demanda, compromete sua imagem, perde clientes e, conseqüentemente fatia de participação no mercado.

            Veja como é importante o controle de estoques, e porque é um dos preceitos básicos de Administração.

            O conceito que abaixo apresento é voltado para empresas departamentalizadas e destina-se ao departamento de administração de recursos materiais, o que não o invalida para aplicação genérica em qualquer empresa, muito pelo contrário.

             Administrar estoques é realizar uma série de atividades buscando garantir a existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca deixar faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento da empresa.

            Dentre as várias técnicas para controle de estoque selecionamos a técnica elaborada por Vilfredo Pareto, economista e sociólogo italiano nascido na França. Apesar de secular esta técnica de controle se aplica perfeitamente às empresas, nos dias de hoje.  

            Pareto concluiu que existia uma Lei Geral de “má distribuição de renda”, pois uma pequena parcela da população detinha a maior parte da renda, ficando para o maior contingente populacional a menor parcela de renda. (a situação continua a mesma até hoje)

            Somente na década de 50 profissionais da área de estoques resolveram utilizar essa teoria direcionada à Gerência de Estoques, adequando os critérios originais às suas necessidades. Essa metodologia ficou conhecida como “Curva ABC”.

            O método pode ser aplicado em diversas outras áreas como: compras, vendas, serviços, controle da qualidade, clientes, resolução de problemas, etc. Entretanto, se mostrou mais adequado para o controle de estoques.

            Inicialmente separe seus estoques em três grupos:

Ø      Grupo “A“ – estoques constituídos por poucos itens, mas que representam grandes valores investidos;

Ø      Grupo “B” – estoques intermediários, constituídos por maior quantidade de itens que o primeiro grupamento (grupo “A“), representando, no entanto, menor percentual no investimento global;

Ø      Grupo “C” – estoques que envolvem grande quantidade de itens, entretanto, pequenos valores investidos (em torno de 10% do total dos valores investidos no estoque).

            Os estoques dos itens classificados no grupo “A” devem ser feitos pelo menor prazo possível (mês, semana, dia, hora), uma vez que concentram grandes valores; os estoques dos itens classificados no grupo “B” devem ter seu prazo determinado pelo administrador da empresa, considerando os fluxos produtivos e os períodos envolvidos no processo; e o os estoques dos itens classificados no grupo “C” podem ter o prazo de estocagem maior pois envolvem pequenos valores investidos.

            Os materiais que envolvem um maior volume de recursos financeiros teriam um tempo de estocagem menor, para não comprometer demasiadamente o capital de giro da empresa.

            Já os materiais que representam menor volume de recursos, poderiam ser estocados por um maior prazo, sem que isso venha a comprometer o capital de giro da empresa.

            O estoque ideal é aquele atende plenamente a cadeia produtiva da empresa com o menor custo.

            Caso necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site www.papelvirtual.com.br – Gênero: Administração ou, se preferir, contate-nos através dos e-mails.

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As Grandes Dificuldades das Micro, Pequenas e Médias Empresas
Sistema de Gestão

                Dando início a abordagem de tópicos de Gestão Administrativa conforme nosso artigo da 2º quinzena de junho exporemos algumas formas e técnicas para o cálculo e análise da Liquidez de uma empresa.

                Caso o leitor necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site www.papelvirtual.com.br – Gênero: Administração.

1. LIQUIDEZ

Um dos principais motivos das empresas sucumbirem tão rapidamente é a falta de liquidez, ocasionada pela completa ausência de um planejamento e de uma gestão administrativa.

Ao iniciar um empreendimento, além dos investimentos iniciais, o empresário deve apropriar recursos necessários para a gestão do negócio por um período mínimo. Esse período deve ser estimado com base em dados reais e pesquisas de mercado e, projetado na fase de planejamento, pois varia de acordo com o tipo de empreendimento, mercado consumidor, estruturas macro-econômicas, etc. Por isso, deve ser contemplado ainda na etapa de planejamento.

A Empresa deve ser adequadamente gerida, para que tenha liquidez e isso deve começar ainda na fase de incubação e desenvolvimento da idéia. Nessa fase, já deve ser considerada a necessidade de capital de giro em quantidade suficiente para a gestão da empresa, independente do aporte inicial para a abertura do empreendimento.

Essa necessidade deve ser quantificada levando-se em consideração as obrigações mensais futuras com aluguéis, matéria-prima de reposição, salários e encargos dos colaboradores, tributos e impostos, despesas de água, luz, telefone e outras despesas de funcionamento e, projetadas pelo número de meses que o empreendedor acredita serem necessários para o pleno desempenho de suas atividades, quando as vendas superarem as despesas de funcionamento, tornando assim, o empreendimento auto sustentável.

Isso, você tem que prever e projetar de forma técnica e realista. Não existem empreendimentos milagrosos que, da noite para o dia, geram riquezas aos empreendedores. Observe empresas do mesmo ramo e empreendimentos de mesmo porte e seja realista na estimativa.

A liquidez de uma empresa é definida pelo quociente do montante de recursos disponíveis ou a realizar e as suas obrigações. Se superior a unidade a empresa está líquida. O assunto liquidez é tão importante, que há 4 índices desenvolvidos só para medir a liquidez de uma empresa. Um para cada período de tempo. A liquidez da empresa está intrinsecamente atrelada à sua situação financeira, a saúde financeira do empreendimento. 

                   Apuram-se a liquidez instantânea ou imediata, a liquidez seca, a liquidez corrente e a liquidez geral. Esses índices são importantes e interessam ao empresário para acompanhar o desempenho da empresa, aos sócios para verificar se a empresa vai bem, a possíveis investidores interessados em aplicar recursos em empresas saudáveis e aos bancos, que tem grande interesse em aplicar seus recursos em empresas que não ofereçam grande risco de retorno aos seus capitais.

                   A seguir, um quadro para melhor visualização do assunto. 

                  Inclua na sua rotina de empreendedor, analisar os índices de liquidez. São muito úteis.

                  E, lógico, forneça as informações reais para a contabilidade para ter um diagnóstico real de como anda sua empresa.

Caso necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site www.papelvirtual.com.br – Gênero: Administração ou, se preferir, contate-nos através dos e-mails.

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