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- Administração
de Empresas -
Julho /
2004
2ª quinzena - Sistema
de gestão - Controle de estoques
1ª quinzena - Sistema de gestão
- Liquidez
As
Grandes Dificuldades das Micro, Pequenas e Médias Empresas
Sistema de Gestão - Controle de estoques
Dando continuidade a abordagem de tópicos de Gestão Administrativa iniciada na
2º quinzena de junho exporemos algumas formas e técnicas para o Controle de
Estoques.
Caso o leitor necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais
detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil
acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora
Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site
www.papelvirtual.com.br
– Gênero: Administração.
2. CONTROLE DE ESTOQUES
Estoque de uma empresa é todo bem físico produzido ou em fase de produção e
os bens necessários para a produção, direta ou indiretamente, que são
armazenados por um determinado espaço de tempo.
Essa conceituação de estoque abrange a matéria-prima, componentes, acessórios,
peças e outros itens comprados de terceiros e de fabricação própria, os
estoques de produtos acabados, os produtos em elaboração, além do
armazenamento de materiais auxiliares.
A importância do controle dos estoques não é importante apenas para as
empresas industriais, e sim para todo e qualquer tipo de empresa.
O estoque significa “dinheiro”. Deve ser racionalmente dimensionado. Não
deve ser muito grande e nem tampouco muito maior do que é necessário, para que
a empresa não fique demasiadamente estocada, comprometendo suas necessidades de
financiamento de giro.
Também não pode ser muito pequeno de maneira que não supra adequadamente as
necessidades de matéria-prima e material da empresa, podendo inclusive
prejudicar a cadeia produtiva de determinado produto e/ou serviço.
O descontrole dos estoques afeta as empresas, seu desempenho operacional e,
conseqüentemente, o seu resultado. Geralmente observa-se a incidência deste
problema de descontrole em empresas aonde pessoas independentes assumem a função
de compras e não uma relação próxima com outros setores, principalmente os
de produção, financeiro e de vendas.
O não controle de estoques ocasiona dentre outros problemas: reflexo na cadeia
produtiva, aumento de custos, aumento de despesas financeiras, ociosidade de
recursos e redução da lucratividade.
Itens, peças, materiais e acessórios que possuem um giro menor, representam um
custo maior, diretamente proporcional pelo seu valor de aquisição e
indiretamente pelo tempo em que permanecerão estocadas na empresa.
Normalmente o descompasso ocorre quando a empresa tem picos de vendas,
ocasionados por demanda extraordinária do mercado, por sazonalidades inerentes
a determinadas atividades e produtos e por negócios eventuais.
Uma empresa excessivamente estocada compromete seus recursos de giro obrigando-a
recorrer a empréstimos de terceiros (bancos, financeiras e outras fontes) para
manter o nível de atividade. Por outro lado, uma empresa que não possui
estoques para seu ciclo produtivo ou atendimento da demanda, compromete sua
imagem, perde clientes e, conseqüentemente fatia de participação no mercado.
Veja como é importante o controle de estoques, e porque é um dos preceitos básicos
de Administração.
O conceito que abaixo apresento é voltado para empresas departamentalizadas e
destina-se ao departamento de administração de recursos materiais, o que não
o invalida para aplicação genérica em qualquer empresa, muito pelo contrário.
Administrar estoques é realizar uma série de atividades buscando
garantir a existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca
deixar faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o
investimento da empresa.
Dentre as várias técnicas para controle de estoque selecionamos a técnica
elaborada por Vilfredo Pareto, economista e sociólogo italiano nascido na França.
Apesar de secular esta técnica de controle se aplica perfeitamente às
empresas, nos dias de hoje.
Pareto concluiu que existia uma Lei Geral de “má distribuição de renda”,
pois uma pequena parcela da população detinha a maior parte da renda, ficando
para o maior contingente populacional a menor parcela de renda. (a situação continua a mesma até hoje)
Somente na década de 50 profissionais da área de estoques resolveram utilizar
essa teoria direcionada à Gerência de Estoques, adequando os critérios
originais às suas necessidades. Essa metodologia ficou conhecida como “Curva
ABC”.
O método pode ser aplicado em diversas outras áreas como: compras, vendas,
serviços, controle da qualidade, clientes, resolução de problemas, etc.
Entretanto, se mostrou mais adequado para o controle de estoques.
Inicialmente separe seus estoques em três grupos:
Ø
Grupo “A“ – estoques
constituídos por poucos itens, mas que representam grandes valores investidos;
Ø
Grupo “B” – estoques
intermediários, constituídos por maior quantidade de itens que o primeiro
grupamento (grupo “A“), representando, no entanto, menor percentual no
investimento global;
Ø
Grupo “C” – estoques que
envolvem grande quantidade de itens, entretanto, pequenos valores investidos (em
torno de 10% do total dos valores investidos no estoque).
Os estoques dos itens classificados no grupo “A” devem ser feitos pelo menor
prazo possível (mês, semana, dia, hora), uma vez que concentram grandes
valores; os estoques dos itens classificados no grupo “B” devem ter seu
prazo determinado pelo administrador da empresa, considerando os fluxos
produtivos e os períodos envolvidos no processo; e o os estoques dos itens
classificados no grupo “C” podem ter o prazo de estocagem maior pois
envolvem pequenos valores investidos.
Os materiais que envolvem um maior volume de recursos financeiros teriam um
tempo de estocagem menor, para não comprometer demasiadamente o capital de giro
da empresa.
Já os materiais que representam menor volume de recursos, poderiam ser
estocados por um maior prazo, sem que isso venha a comprometer o capital de giro
da empresa.
O estoque ideal é aquele atende plenamente a cadeia produtiva da empresa com o menor custo.
Caso necessite aprofundar-se no assunto e obter informações mais detalhadas esses tópicos estão expostos de forma objetiva e com linguagem de fácil acesso no livro Manual das Micro, Pequenas e Médias Empresas – Editora Papel&Virtual, que pode ser adquirido diretamente através do site www.papelvirtual.com.br – Gênero: Administração ou, se preferir, contate-nos através dos e-mails.
As
Grandes Dificuldades das Micro, Pequenas e Médias Empresas
Sistema de Gestão
Dando início a abordagem de tópicos de Gestão Administrativa conforme nosso
artigo da 2º quinzena de junho exporemos algumas formas e técnicas para o cálculo
e análise da Liquidez de uma empresa.
1.
LIQUIDEZ
Um dos principais motivos das empresas sucumbirem tão rapidamente é a falta de liquidez, ocasionada pela completa ausência de um planejamento e de uma gestão administrativa.
Ao
iniciar um empreendimento, além dos investimentos iniciais, o empresário deve
apropriar recursos necessários para a gestão do negócio por um período mínimo.
Esse período deve ser estimado com base em dados reais e pesquisas de mercado
e, projetado na fase de planejamento, pois varia de acordo com o tipo de
empreendimento, mercado consumidor, estruturas macro-econômicas, etc. Por isso,
deve ser contemplado ainda na etapa de planejamento.
A
Empresa deve ser adequadamente gerida, para que tenha liquidez e isso deve começar
ainda na fase de incubação e desenvolvimento da idéia. Nessa fase, já deve
ser considerada a necessidade de capital de giro em quantidade suficiente para a
gestão da empresa, independente do aporte inicial para a abertura do
empreendimento.
Essa
necessidade deve ser quantificada levando-se em consideração as obrigações
mensais futuras com aluguéis, matéria-prima de reposição, salários e
encargos dos colaboradores, tributos e impostos, despesas de água, luz,
telefone e outras despesas de funcionamento e, projetadas pelo número de meses
que o empreendedor acredita serem necessários para o pleno desempenho de suas
atividades, quando as vendas superarem as despesas de funcionamento, tornando
assim, o empreendimento auto sustentável.
Isso,
você tem que prever e projetar de forma técnica e realista. Não existem
empreendimentos milagrosos que, da noite para o dia, geram riquezas aos
empreendedores. Observe empresas do mesmo ramo e empreendimentos de mesmo porte
e seja realista na estimativa.
A
liquidez de uma empresa é definida pelo quociente do montante de recursos
disponíveis ou a realizar e as suas obrigações. Se superior a unidade a
empresa está líquida. O assunto liquidez é tão importante, que há 4 índices
desenvolvidos só para medir a liquidez de uma empresa. Um para cada período de
tempo. A liquidez da empresa está intrinsecamente atrelada à sua situação
financeira, a saúde financeira do empreendimento.
Apuram-se a liquidez instantânea ou imediata, a liquidez seca, a liquidez
corrente e a liquidez geral. Esses índices são importantes e interessam ao
empresário para acompanhar o desempenho da empresa, aos sócios para verificar
se a empresa vai bem, a possíveis investidores interessados em aplicar recursos
em empresas saudáveis e aos bancos, que tem grande interesse em aplicar seus
recursos em empresas que não ofereçam grande risco de retorno aos seus
capitais.
A seguir, um quadro para melhor visualização do assunto.
Índices
|
Como calcular
|
Liquidez Imediata |
recursos
disponíveis no caixa
obrigações
a saldar imediatas |
Liquidez Seca |
caixa
+ clientes + outros créditos
obrigações
a saldar de curto prazo |
Liquidez Corrente |
caixa
+ clientes + outros créditos + estoques
obrigações
a saldar de curto prazo |
Liquidez Geral |
todos
os créditos a receber a curto e longo prazo
obrigações
a saldar de curto e longo prazos |
E, lógico, forneça as informações reais para a contabilidade para ter um
diagnóstico real de como anda sua empresa.
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