LEGISLAÇÃO & PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS - Cautela com a nota fiscal eletrônica - Pode-se afirmar que a maior parte dos entraves relativos à emissão das notas eletrônicas acontece, muitas vezes, por falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente por cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos.

Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras. Com o uso da Nota Fiscal Eletrônica, a tendência é que tais erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento.

            Primeiro, porque a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito, graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.

            Segundo, porque informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos. Erros, que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais, agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.

            Deve-se ressaltar também que depois de ser autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda, uma NF-e não poderá ser alterada, pois isso implicaria tornar o conteúdo do arquivo eletrônico, certificado digitalmente, inválido. Assim, no caso de o contribuinte identificar qualquer irregularidade no documento, dentro das condições previstas na legislação, deverá cancelar o documento por meio de um processo semelhante ao da emissão da nota, ou seja, mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na base de dados da Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento.

            Quanto à possibilidade de utilização da Carta de Correção Eletrônica, é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou para o contribuinte o layout do referido documento, que deverá ser transmitido tanto para o estabelecimento destinatário quanto para a Secretaria da Fazenda. Tem-se visto a prática, nas empresas que já estão emitindo a NF-e, de adotar o trâmite tradicional, em papel, pelo qual estabelecimento emitente e destinatário trocam correspondência, comunicando o erro.

            O grande problema neste procedimento é que o Fisco acusará, em momento oportuno, a inconsistência dos registros fiscais dos estabelecimentos emitentes ou destinatários, inicialmente com a base de dados da Secretaria da Fazenda, que estará armazenando dados de Notas Fiscais Eletrônicas incorretas, e, em um segundo momento, quando estas empresas gerarem e transmitirem o arquivo que contém a Escrituração Fiscal Digital.

            Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar utilizar sua versão em papel, cancelando a Nota Fiscal Eletrônica e emitindo outra, com os dados corretos, caso haja condições para tanto. Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar, nas situações previstas na legislação, como variações de preço e erro de cálculo de imposto, por exemplo. Neste caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações de referência de documentos.

            Embora sabendo que muitos softwares empresariais disponíveis no mercado possuem regras de validação e consistência de dados que inibem a emissão de documentos fiscais incorretos, é importante destacar que nenhuma empresa está imune de emitir documentos com problemas. A orientação da maioria dos consultores fiscais ou de tecnologia da informação para as empresas que pretendem adotar a NF-e é semelhante: revisar cadastros de clientes, fornecedores, materiais e códigos tributários, e, principalmente, procedimentos de trabalho que abrangem dos vendedores aos faturistas, para evitar que, na hora da entrega da mercadoria, a nota não saia (ou, mesmo que ela saia), e que a empresa não fique sujeita a uma posterior fiscalização, passível de multas e aborrecimentos para o empresário.