Gestão de Marketing e Negócios
16 / abril / 2005

MELHORANDO A COMUNICAÇÃO INTER E INTRAPROFISSIONAL
Por Antônio Inácio Ribeiro
Colunista-titular do Portal Brasil e Diretor da Odontex, www.odontex.com.br

            Vivemos a era da comunicação, quando uma habilidade não participada pode significar o ostracismo de um talento. Todo um processo de duas décadas de assimilação e aprendizado, que construíram sua formação, merece e deve ser objeto de divulgação e esta deve ser encarada como promoção profissional. Para que seu resultado seja mais eficiente e duradouro, o recomendado seria que esta fosse em forma escrita, de modo a ter um período maior de efeito e possibilidade de assimilação posterior. Por isso, é recomendável que o profissional liberal adquira ou cultive o hábito de escrever.

INICIE POR PERTO
            Os interlocutores iniciais desta nova fase devem ser os componentes da sua clínica ou escritório e os colegas, englobando-se nestes, as entidades de classe. Aos clientes onde é importante um duplo sentido, além do relacionamento com amigos e fornecedores, está especialmente indicada a comunicação por escrito. Esta, além de outras vantagens, tem valor de documento, servindo, quando necessário, de elemento importante para esclarecer dúvidas quanto a ordens dadas, informações enviadas, consultas, etc., além de indicações e consentimentos, bem como preços tratados e contratados.

ESCOLHENDO O MEIO
            Com os clientes, aqui residindo uma das chaves do sucesso, a comunicação de acordo com o objetivo ou conteúdo, pode ser através de cartas, bilhetes, circulares, fax, cartões ou e-mails, sendo determinante para a escolha do meio e veículo, o teor, a necessidade de resposta ou ser simples divulgação. Cada um tem seu tipo próprio de linguagem, sua extensão em quantidade de frases, uma formatação diferente pelo espaço a ser utilizado, grafia ou utilização do computador, tirando parte do caráter pessoal, forma de tratamento e momento, justificativa ou motivação apropriados para seu envio.

DEFININDO A PERIODICIDADE
            No tocante à periodicidade, pode oscilar entre duas a quatro vezes ao ano, sendo a primeira um mínimo e a segunda um ideal. O simples envio de um cartão de fim de ano é muito pouco para um bom cliente que você deseja manter. Um cartão de aniversário individualizado e uma carta de orientação sobre cuidados relacionados com sua profissão, diferenciam-no. Uma reprodução de matéria de jornal ou revista sobre sua profissão demonstra atenção e, se for de sua autoria, ainda que para um jornal de bairro ou de entidade de classe, promove-o sobremaneira, por não ser esta uma prática comum.

ADOTE O ESCRITO
            Evite erros, repetições de serviços e outros tipos de desentendimentos com fornecedores, além de seus conseqüentes envolvimentos emocionais ou financeiros quanto ao responsável pelos prejuízos, afora seus desgastes de relacionamento, com a adoção de simples prática de orientações e pedidos por e-mail, fax ou por escrito, em forma de comunicados orientativos, de preferência com cópia para dirimir eventuais dúvidas, toda vez que uma informação for pedida ou uma orientação for passada. Use o mesmo para orçamentos, quer pedidos, quer passados a clientes.

SEMPRE TRÊS
            Para reduzir significativamente seus gastos com aquisição de material de escritório, limpeza e contratação de serviços de qualquer natureza, introduza em seu pessoal auxiliar o hábito de cotações por escrito, em no mínimo três fornecedores diferentes, sempre que algo precisar ser adquirido, evitando desta forma naturais tendências por algum fornecedor mais simpático ou galanteador, que normalmente são os que têm os maiores preços e que por conta de seu relacionamento terminam sendo os preferidos por critérios outros. E você paga a conta.

REUNIÕES PERIÓDICAS
            Objetivando incrementar a comunicação entre o pessoal interno da clínica, sempre que esta for composta por mais de três elementos, introduza uma reunião semanal de rotina, com dia e horário pré-estabelecidos e que para criarem hábito, não devem ser alterados ou ter atrasos. Fomentando a escrita, todos deverão anotar os assuntos tratados e a um, por sorteio, caberá a incumbência de ler a ata desta, na próxima reunião. Uma alternativa para a hipótese de o grupo ser maior ou não haver local apropriado para que a reunião aconteça, uma sugestão, é almoço semanal em um local e horário definido e que, preferencialmente, não deve ser alterado. Por razões óbvias, desaconselha-se a sua troca por jantar.

QUADRO MURAL
            Boa iniciativa, com excelentes resultados, internos e externos, é a introdução de um sistema de quadro mural, que se presta para uma variedade de intenções, que serão tratadas a seguir na forma de sugestões concretas. O fator econômico tem levado o mural a constituir-se em meio usual de comunicação. Seu resultado prático em forma de conquista do hábito de sua leitura vai depender basicamente do local escolhido para sua colocação, da qualidade do material colocado para leitura e da curta periodicidade de permanência no mesmo, sendo o ideal a renovação semanal.

COMO FAZÊ-LO
            Para montá-lo, basta um isopor de um centímetro de espessura, um pano do tipo feltro para recobri-lo e uma moldura para melhorar seu visual, além de dar estabilidade à estrutura, e de alguns percevejos para fixar os textos e mensagens que você gostaria que colaboradores e clientes lessem. Deve ter ganchos para sua fixação na parede e é melhor que não tenha vidro de proteção, a menos que seja colocado em lugar onde grande quantidade de pessoas alheias ao ambiente circulem, como forma de evitar que retirem o que for afixado.

MATÉRIAS PROFISSIONAIS
            Um tipo de informação que desperta interesse e resultado são matérias publicadas em jornais e revistas, de preferência de outros estados, abordando novidades sobre sua profissão. Sempre que as encontrar ou que um cliente as trouxer, recorte bem e peça para colocá-la no quadro mural. A razão para não serem de sua cidade é não fazer propaganda de concorrentes. Revistas de âmbito nacional dão mais credibilidade, principalmente quando se tratar de técnica ou produtos novos, ainda desconhecidos da maioria.

AVISOS GERAIS
            Todo o tipo de avisos e comunicados têm nele um lugar ideal, principalmente horário, normas e procedimentos, bem como alterações de qualquer natureza. Quando algum cliente seu tiver sido alvo de alguma matéria na imprensa ou quando enviar algum convite de casamento, formatura, aniversário, este pode receber destaque, colocando-o no quadro mural, dando ao seu emitente uma atenção especial. Se este não tiver o hábito de ler o mural, neste dia deve ser chamado a fazê-lo.

CURSOS E CONGRESSOS
            Ao participar de algum curso ou congresso, fixe seu folder de divulgação ou lista de aprovados, com timbre da entidade promotora do evento como um aviso de ausência, não só justificando sua falta, como principalmente promovendo sua participação, que desta forma se transformará em promoção profissional, além da habitual atualização. Tendo alguma foto da turma ou sua em atividade no curso, esta pode servir como ilustração e comprovação de atividade.

OUTROS IMPRESSOS
            Folhetos de empresas sobre algum tipo de material, aparelho ou técnica inovadora, suas indicações e vantagens, também são oportunos para afixar no quadro mural, pois além de servirem como embelezador, já que habitualmente contêm bom visual e cor chamativa, têm caráter ilustrativo e divulgador, facilitando seu trabalho de explicação sobre os mesmos. Eventualmente, podem ser usadas bulas, manuais de instruções ou propagandas de jornais e revistas, desde que sua aparência não desprestigie o padrão do quadro ou dê conotação acentuadamente comercial.

ILUSTRAÇÕES E EXEMPLOS
            Fotos de alguns trabalhos com resultados positivos, quer de sua autoria, quer de livros ou revistas, neste caso sendo importante citar a fonte, podem ser reproduzidas na forma de xerox coloridas, servindo de atrativo e ilustrações. Quando acrescidas de alguma legenda, facilitam seu entendimento. Podem ilustrar, exemplificar ou fundamentar algum texto de sua autoria a respeito de algo de seu interesse profissional, como maneira de propiciar comprovação para o que está sendo apresentado.

USANDO CALENDÁRIO
            Um cuidado que deve ser tomado para que o quadro mural seja eficiente como marketing, é que se troque regularmente suas informações, bem como se volte a fixar algum dos percevejos que eventualmente tenham caído, para não dar idéia de desatenção para com o mesmo. Manter sua apresentação é dica para atratividade de sua leitura. Outra é grampear no começo do ano um calendário no quadro mural e sempre que o atualizar, fazer um círculo com caneta no último dia de troca das matérias, de forma a se ter com certeza o tempo em que estas estão em exposição.

A PROPRIEDADE INTELECTUAL É DO COLUNISTA
- AUTORIZAÇÃO CONCEDIDA EXPRESSAMENTE PELO AUTOR PARA O PORTAL BRASIL-

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