Gestão de Marketing e Negócios
01 / junho / 2005

RECRUTANDO E SELECIONANDO NOVAS SECRETÁRIAS
Por Antônio Inácio Ribeiro
Colunista-titular do Portal Brasil e Diretor da Odontex, www.odontex.com.br

            A rotatividade de funcionários é um dos maiores problemas dos novos tempos e por isso é importante saber que uma das principais causas para seu acontecimento é a inadequada seleção das candidatas, principalmente em estruturas pequenas como a dos profissionais liberais, sem departamento de pessoal, consultoria das empresas de seleção ou contadores que prestem assessoria neste sentido. Por este motivo, achamos oportuno escolher algumas dicas pertinentes para melhorar seu desempenho nestes momentos.
 
COLOCANDO ANÚNCIOS
            Para recrutar uma nova secretária, a melhor e mais eficiente maneira é a colocação de anúncio em jornal. São baratos, trazem resposta rápida, mais opções e variedade de candidatas. Os melhores dias para anunciar, na maioria dos jornais, são quinta-feira e domingo. Lembre que muitos aceitam anúncios passados por telefone ou fax. Coloque o endereço com bairro e atrativos tipo: trabalho com profissional liberal. Sem muitas exigências, para que venham mais candidatas e com isto se tenham mais opções, para poder escolher melhor.

EVITANDO EMBARAÇOS
            Não se iluda com indicações de vizinhos, amigos e clientes. Muitas vezes otimizam qualidades que não são as que se está procurando e se omitem ou ocultam dados importantes do tipo fumar ou outras variações comportamentais. Demoram em trazer candidatas, justamente no momento que você mais precisa e o colocam em situação embaraçosa, caso a candidata não seja do seu agrado, principalmente depois de ter começado e demonstrar não ser o que lhe foi comentado, por alguém de seu apreço.

EVITANDO INTERFERÊNCIAS
            No dia do anúncio, não marque clientes, reservando-o só para entrevistas e alguma outra atividade nos momentos que não as tiver. Não permita que a atendente de saída faça as entrevistas, pois será tendenciosa nas informações, visto que tem interesse em conseguir logo uma que lhe permita sair o quanto antes. Em entrevistas de 15 a 30 minutos, com perguntas previamente elaboradas, tem-se uma boa avaliação comparativa, com dados que lhe permitirão depois de entrevistar várias candidatas, decidir-se por uma que poderá servi-lo com eficiência e dedicação por muitos anos.

PREPARANDO DADOS
            Antes da entrevista, peça para que elas preencham um formulário de solicitação de emprego (vendido nas papelarias). Estes ordenam informações sociais, de escolaridade, empregos e faixa salarial, inclusive quanto às experiências anteriores, agilizando as entrevistas e permitindo identificar alguns dados como a letra, equilíbrio, sentido de organização, utilização de espaços, preocupação com detalhes. Às candidatas que trouxerem currículo pronto, é possível pedir que escrevam, de próprio punho, lugares e experiências que tenham com trabalho em profissionais liberais, com a mesma finalidade das informações da ficha.

ESPANTANDO ZEBRAS
            Não opte pelas que trocam muito de emprego (mais de uma vez ao ano) e nem pelas que moram muito longe (as que tenham que pegar dois ônibus para vir), pois estas normalmente não duram muito e na primeira dificuldade acabam desistindo. Principalmente no caso de consiguirem outro emprego em lugar mais próximo para ganhar quase o mesmo salário, não hesitarão em trocar, ficando todo o tempo gasto em treinamento perdido, além do desgaste de imagem perante os clientes, pela troca constante de secretárias.

GARIMPANDO ELEMENTOS
            Na entrevista, tente identificar detalhes quanto à aparência, maneira de vestir (considere que normalmente estão na sua melhor apresentação por estarem procurando emprego), estabilidade emocional pela maneira de reagirem a perguntas mais diretas, caligrafia, vícios, ambição, pretensão salarial, asseio, higiene (que poderá ser percebida pelo cuidado com cabelos e unhas como indicadores) e educação no trato com pessoas desconhecidas (pela maneira com que o tratar). São informações que dificilmente a auxiliar antiga conseguiria lhe passar segundo seu critério.

COMPARANDO MAIS
            Não decida no dia da entrevista, ainda que alguma candidata lhe chame a atenção sobremaneira. Termine de entrevistar as demais candidatas porque poderá aparecer outra com ainda mais atributos do que a anterior. Lembre que o critério de escolha comparativa é sempre melhor quanto mais candidatas forem entrevistadas, ainda que para confirmar a decisão por uma preferida. Ao término de cada entrevista, confirme o telefone anotado para contatos, peça outro de algum parente ou vizinho para caso de dificuldade de contatar com o primeiro, fato que é comum se considerarmos que muitas vezes estes telefones são de parentes. Finalize comentando que as melhores serão chamadas para uma segunda entrevista.

ADEQUANDO PERFIS
            Para critérios de escolha, considere o tipo predominante de sua clientela e seu próprio perfil como balizadores de decisão. Se sua clientela for constituída mais pela meia-idade, prefira optar por uma candidata casada e com filhos. Caso tenha muitos jovens e adolescentes entre os que compõem a maioria dos clientes, decida-se por uma mais jovem, neste caso sendo importante experiência comprovada na função, para melhor responder às responsabilidades da mesma. Se houver participação percentual de uma etnia específica entre seus clientes, lembre que este é um dos fatores importantes a ser considerado ou, pelo menos, não conflitado.

DETALHANDO ANTES
            Ao decidir-se por uma, antes de contratá-la, convide-a para uma entrevista de uma hora, ou melhor, duas se possível. Marque esta para um início ou final de expediente, a fim de poder conversar detalhadamente, sem interrupções ou outros compromissos. Exponha pormenorizadamente tudo que engloba a função, seus horários, características do trabalho, suas expectativas e detalhes importantes como indumentária e outras exigências. Confirmado o interesse, combine bem claro a questão da remuneração inicial e perspectivas de melhora futura. Se quiser iniciar fase nova, incrementando a participação da nova colaboradora, ofereça alguma participação no movimento global (1%, por exemplo) e inicie um novo tempo.

GARANTINDO FUTURO
            Não inutilize as fichas das demais candidatas, mesmo depois de uma delas já haver iniciado, pois no caso de algum contratempo, outras poderão ser chamadas. Com caneta de cor diferente da do preenchimento, faça anotações que lhe parecerem importantes durante a entrevista, sobre detalhes nela não contidos: com quem mora; se trabalha por que gosta ou precisa; quantos são, onde e há quanto tempo trabalham os pais e irmãos que moram com ela. Se casada, pergunte quais são os planos futuros quanto a filhos e se ainda estiver em fase de complementação dos estudos, que pretende fazer depois de concluir o atual curso.

EVITANDO INTERFERÊNCIAS
            Com o propósito de que a secretária de saída não interfira muito nas candidatas a substituí-la, para este dia reserve-lhe uma atividade que precise ser concluída ao final do dia (conferir os telefones de todos os clientes, com os da nova lista telefônica, ligar para os principais clientes pedindo seu e-mail ou fazer uma relação bem detalhada de tudo que faz parte das suas atribuições para usar no treinamento da nova secretária). Ainda assim, peça-lhe para que não comente nada com a candidata, principalmente quanto ao trabalho, salário e horários, argumentando que está pretendendo fazer algumas modificações, já que vai ter que trocar de secretária e não gostaria que as novas soubessem quais são.

RESGUARDANDO POSIÇÕES
            Nos casos de dúvida, lembre que a legislação faculta a utilização de um contrato de experiência que poderá ser renovado por mais um período, se necessário. Constatando alguma inadaptação, não silencie, imaginando que com o tempo ela possa se corrigir automaticamente. Ao contrário, comente imediatamente e exponha o que você precisa ou pretende com relação àquele item. Esta franqueza não só colabora no aprendizado, como serve para introduzir um diálogo como forma de melhor entendimento, importantíssimo principalmente se considerarmos que as profissões liberais normalmente demandam uma estrutura funcional pequena onde este relacionamento é vitalmente importante.

A PROPRIEDADE INTELECTUAL É DO COLUNISTA
- AUTORIZAÇÃO CONCEDIDA EXPRESSAMENTE PELO AUTOR PARA O PORTAL BRASIL-

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